Unterstütze das Packagist Conductors Team dabei, hunderten von Unternehmen auf der ganzen Welt Softwareentwicklungswerkzeuge zur Verfügung zu stellen. Als Assistenz der Geschäftsführung (x/f/m) in unserem kleinen Unternehmen mit aktuell 7 Personen, wirst du eine wichtige Rolle für mich als Geschäftsführer, aber auch für unsere Teammitglieder und unsere Kunden übernehmen.

Wir bieten dir einen Arbeitsplatz in unserem Büro in Berlin Mitte. Du kannst aber gerne auch bis auf einen Tag in der Woche von zu Hause arbeiten. Der Rest des Teams arbeitet über Europa verteilt. Wir bieten eine Teilzeitstelle, die zwischen 20 und 30 Stunden füllen kann, abhängig vom exakten Umfang der Stelle, den wir gemeinsam, abhängig von deinem Profil und deinen Wünschen, ausarbeiten werden. Dies ist das erste Mal, dass ich für Aufgaben dieser Art einstelle und hoffe auch auf deine proaktive Mitarbeit bei der Ausgestaltung dieser Stelle.

Du

• bist außerordentlich gut organisiert
• hast ein Auge für Details
• behältst auch bei vielen gleichzeitig anstehenden Aufgaben den Überblick und hast Spaß daran Verantwortung für die Erledigung zu übernehmen
• bist motiviert, arbeitest unabhängig und eigenverantwortlich
• optimierst gerne Arbeitsabläufe und identifizierst selbständig zusätzliche Aufgaben, die du übernehmen kannst
• sprichst und schreibst Deutsch und Englisch fließend (C1+)
• hast Erfahrungen mit Excel oder Google Sheets
• hast Geduld mit und Empathie für unsere Kunden

Wir werten es als Bonus, falls du

• bereits in einem Softwareunternehmen gearbeitet hast
• Erfahrungen in der Buchführung oder im Verwalten des Rechnungseingangs hast

Deine Aufgaben umfassen

• regelmäßige Bearbeitung des Rechnungseingangs (prüfen, zahlen, ans Steuerbüro übertragen)
• Kommunikation mit unserem Steuer- und Buchhaltungsbüro, Versicherungen, unserer Kanzlei oder Ämtern
• Finanzplanung durch das Erstellen und Aktualisieren von Spreadsheets unterstützen
• Organisation mindestens eines jährlichen mehrtägigen Team-Treffens und die Buchung gelegentlicher Konferenzreisen der Mitarbeiter*innen
• Kundensupport rund um Kundenkonten: Von Hilfe beim Aufrufen der Rechnungen des letzten Jahres über das Umstellen eines Abos von monatlichen Kreditkartenzahlungen auf jährliche Überweisungen zum Ausfüllen von Formularen des Kunden
• Ablage der sehr kleinen Menge Post, die monatlich nach einem automatischen Digitalisieren ins Büro zugestellt wird
• gelegentliches Erfassen/Scannen von Bewirtungsbelegen und Dokumenten zu Reisekosten
• falls du daran interessiert bist, das Verwalten unserer Social Media Accounts
• Recherche von Anbietern und Produkten in unserem Geschäftsumfeld
• Bestellung von Bürobedarf, technischen Geräten oder Merchandise für Konferenzen
• mich entlasten durch das Abnehmen von Aufgaben bei denen das möglich ist

Wir

• sind ein kleines Team und arbeiten meist remote mit Slack, Trello und GitHub.
• kommunizieren vornehmlich asynchron im Firmenchat und legen Wert auf strukturierte und effektive Kommunikation. Manchmal nutzen wir auch Google Meet Videocalls und mindestens einmal im Jahr trifft sich das ganze Team in Person.
• legen Wert auf Respekt, Toleranz und Offenheit und versuchen einander entgegenzukommen. Diversität, Gleichberechtigung, Empathie und Inklusion für alle ist eine Top-Priorität für uns. Wir tolerieren keine Diskriminierung aufgrund von Nationalität oder sozialer Herkunft, oder aus rassistischen Gründen, aufgrund von Ethnizität, Religion, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Identität, Alter, Weltanschauung oder Behinderung. Leider hat unser Büro nur begrenzte Barrierefreiheit und wir werden gegebenenfalls gemeinsam die individuell zugeschnittenen Schritte identifizieren müssen, um dir ausreichenden Zugang zu ermöglichen.
• gehen rücksichtsvoll mit Arbeitszeiten um und achten auf ausreichend Freizeit, um ein gesundes Leben führen zu können.
• richten uns nach den Bedürfnissen unserer Kunden und kommunizieren proaktiv mit ihnen.

Was bieten wir?

• Festanstellung mit Jahresgehalt zwischen €22,000 und €30,000 bei 20 Stunden bzw. Zwischen €32,500 und €44,500 bei 30 Stunden (äquivalent zu €40,000 bis €55,000 Vollzeit) abhängig von deinen Qualifikationen und dem Arbeitsumfang auf den wir uns einigen
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Flexible Arbeitszeiten
• Arbeit in unserem Büro oder teilweise von zuhause, aber du solltest mindestens einen Tag pro Woche im Büro sein.
• Viel Verantwortung und Einfluss auf die Entwicklung unseres kleinen Unternehmens
• Kontakt mit Kunden in vielen verschiedenen Ländern und Branchen
• Fortbildungsbudget für Bücher, Workshops, Videokurse, etc.